3 ingredientes del Punto de Equilibrio para tomar decisiones ágiles.

En Enrico creamos una serie de metáforas que componen nuestra Gastronomía Empresarial, un mundo alegórico lleno de recetas que hemos preparado para alimentar su modelo de gestión y liderazgo. Creemos que una organización, como el mejor restaurante, debe perseguir la excelencia de las "tres estrellas Michelin", y sus gerentes el honor de sabios chefs.

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Así como la balanza pesa los ingredientes en la cocina, los chefs líderes de la gastronomía empresarial cuentan con una herramienta fundamental de pronóstico y evaluación: el punto de equilibrio, gracias al cual las organizaciones configuran su producción, y determinan cuánto vender para igualar sus ingresos con los costos y gastos. El punto de equilibrio es estratégico en la toma de decisiones del restaurante organizacional.

Sin embargo, la ignorancia, o negligencia, en la detección del punto de equilibrio revela el desconocimiento del momento financiero exacto en el que está la operación empresarial. A partir de esta anomalía fundamental debe plantearse, primero, la diferencia entre costos y gastos, entendiendo que el costo es aquello que se puede recuperar, mientras que el gasto no.

Por ejemplo, si la "Editorial Letras Letradas" compra materias primas para elaborar sus libros, incurre en un costo directo para la fabricación de sus productos; a su vez, si utiliza agua para el aseo de la fábrica, está generando gastos que, si bien son necesarios, no son esenciales para el producto final ni son recuperables. Si la "Editorial Letras Letradas" vende o no sus libros, siempre tendrá que generar esos gastos, inevitablemente. En cambio, como vimos, el costo empleado en las materias primas se recuperará con la venta de productos.

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La estacionalidad, la escalabilidad y las contingencias son los tres elementos de "la báscula", que derivan en el cumplimiento del punto de equilibrio empresarial.

1. Estacionalidad: el tiempo como indicador fundamental del punto de equilibrio, por sector.

Diversos análisis pueden establecer la consecución, en el tiempo, del punto de equilibrio, o si aún falta un período para poder alcanzarlo. Por ejemplo, los tiempos difíciles son los que mejor indican las operaciones. Las grandes papelerías tienen sus mejores ventas entre diciembre y febrero, no así durante el resto del año. El sector de artesanías y regalos tiene sus picos en octubre, noviembre y diciembre por causa de la Navidad y otros más pequeños en temporadas especiales como el Día de la Madre, de la Secretaria, Amor y Amistad, entre otros.

Por lo tanto, un análisis financiero juicioso y dedicado debe entender cuáles son los momentos clave que pueden acelerar el alcance del punto de equilibrio, y este factor es abordado en la estrategia de negocios que Enrico ayuda a descubrir. En otro ejemplo, la alta temporada del sector turístico (en países como Colombia) está enmarcada entre noviembre y febrero, y a mitad de año. Así, una comprensión dedicada de las bajas temporadas obligará (y ayudará, por supuesto) a generar estrategias de marketing analítico que midan la demanda y permitan ajustar la oferta para atraer a quienes sí pueden viajar en esos otros meses.

¿Y cómo lo afrontan las marcas?

En este contexto, las marcas deben adaptarse a estas circunstancias para entender el comportamiento de nuevos usuarios, por ejemplo con el nuevo micronicho de los nómadas digitales, viajeros y profesionales hiperconectados con redes de datos de operadores de celular y wifi, cuya temporada es todo el año, y cuyo lugar de operación es cualquier rincón del mundo, sin una estación de trabajo fija, pues no la necesitan. El mundo digital es el futuro presente y se debe actuar de acuerdo a él.

2. Escalabilidad: En el horno crece el pan

Cuando una empresa conoce su punto de equilibrio, obtiene una visión general sobre cómo obtener utilidades. Particularmente, y dentro de la escalabilidad, se incluye no sólo a las diversas operaciones matemáticas fundamentales y obvias, como la estructura de costos y gastos durante la operación de una empresa, sino también factores cualitativos como las personas, el gobierno corporativo (con su marco de decisiones), y el flujo del conocimiento empresarial dentro del sistema de valores de marca. Los números y las letras (finanzas y comunicación) deben apoyarse mutuamente con el propósito organizacional para alcanzar nuevos niveles de producción y ventas que generen utilidades.

Por ejemplo, una empresa necesita producir 100 unidades para alcanzar su punto de equilibrio, y al producir la número 101, empieza a obtener utilidades. Aquí se define la capacidad instalada de producción, por lo tanto, es necesario conocer amplia y detalladamente con cuántas máquinas, mano de obra, e infraestructura se cuenta.

Sin embargo, los números no son suficientes si no existe un enfoque humano, un gobierno corporativo empático y una transmisión del liderazgo que tenga claro el sistema de valores compartidos entre todos, que permitan alcanzar esos estándares de producción. Una vez más, los números y las letras se apoyan, alineados para alcanzar los objetivos planteados en el gobierno y en las estrategias, con sus resultados. Así, un gerente con amplios conocimientos en administración necesita también de la sensibilidad y humildad necesarias para empoderar a su equipo de trabajo, sea para producir o para generar un servicio. Aquí, el sentido de pertenencia, la motivación, y el tándem objetivos/valores de marca, brindará los resultados esperados en el punto de equilibrio.

3. Contingencias: Póngale el pecho al fuego, mida la temperatura y logre una nueva receta.

El tercer elemento indispensable se relaciona con las contingencias. En 2020 la humanidad vivió uno de sus años más aciagos por causa del Covid-19, la pandemia global que puso en jaque a toda la economía del mundo. Dentro de la nueva normalidad, la pospandemia (cómo muchos plantean a lo que habría o ha de venir) las empresas están obligadas a modificar sus estructuras y a entender su fragilidad, riesgos, e imperiosa necesidad de adaptación. Aquí, los niveles directivos no pueden ni deben separarse de sus sistemas de gobierno, y de marca, que enriquezcan el quehacer empresarial, estimulen esfuerzos en equipo y promuevan la solidaridad ante lo desconocido; se requiere de unión, paciencia y liderazgo para poder resistir y aliviar impactos generados por contingencias como esta. Adicionalmente, para salvar la receta, entran en el campo de batalla los sistemas de información, los ERP, y el punto de equilibrio matemático para establecer un seguimiento puntual de toda la operación, con una medición ágil y asertiva para iniciar el proceso de recuperación.

"...Las empresas están obligadas a modificar sus estructuras y a entender su fragilidad, riesgos, e imperiosa necesidad de adaptación".

Por otro lado, la misma contingencia enseñó al mundo cómo cada sector económico se comporta diferente según el problema emergente. Durante la pandemia los sectores turístico, de restaurantes, de eventos, entre otros, quedaron gravemente afectados, pero otros, como el de productos de limpieza, farmacéuticos, tecnologías de la información, y medios de comunicación, vieron un auge en sus resultados.

Por tanto, resulta necesaria una lectura "de la realidad" en tiempo real, acorde a la contingencia en términos de punto de equilibrio, rentabilidad, estado de endeudamiento, y toda la estructura de costos y gastos.

Su punto de equilibrio es importante

La báscula no debe faltar nunca en su cocina, si de repostería se trata, “el nuevo normal” le arrojó un pastel en su cara, pero con un liderazgo de chef, la unión de sus reposteros y los utensilios bien dispuestos, podrá entender mejor la estacionalidad, escalabilidad y contingencias que puedan afectar su punto de equilibrio. Con valores de marca compartidos por todos y las mediciones bien hechas, podrá no sólo salvar su restaurante empresarial, sino también mantener a su público selecto, con fidelidad y nuevos resultados.

Enrico facilita el análisis completo de su punto de equilibrio empresarial, en situaciones de crisis, o en tiempos "normales".

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Juan Pablo Gonzalez

Comunicador de la Universidad Javeriana, Certificado Gerencia de Marca Universidad de Londres. Especialista en Liderazgo y Gestión de la Universidad de Illinois, con experiencia en Colombia, China y Brasil.

Luis Alfonso Vivas

Experto NIIF del Instituto Europeo de Posgrados. Especialista en Gerencia Estratégica de Costos y Control de Gestión, Magister en Contabilidad de la Universidad Libre. Auditor ISO 9001:2000 BUREAU VERITAS.