Pareto Amico: El coctel de inventarios con 4 ingredientes que agregan valor a sus marcas.

En Enrico creamos una serie de metáforas que componen nuestra Gastronomía Empresarial, un mundo alegórico lleno de recetas que hemos preparado para alimentar su modelo de gestión y liderazgo. Creemos que una organización, como el mejor restaurante, debe perseguir la excelencia de las "tres estrellas Michelin", y sus gerentes el honor de sabios chefs.

El componente Inventarios es esencial y estratégico dentro los estados financieros, y necesario para el desarrollo del objeto social dentro de una organización; guarda una relación de amor y odio con los resultados empresariales, según la gestión que de estos realice la gerencia general y/o financiera. A continuación, exponemos la relación de los invantarios con la cultura empresarial, algunas problemáticas de su gestión, y su configuración como una receta (Enrico) de buenas prácticas en la gestión ejecutiva.

Dime cómo almacenas, y te diré quién eres.

En su libro Imágenes de la Organización, Gareth Morgan, Profesor Emérito de la Universidad de York, define la metáfora corporativa del ADN como "las visiones, valores y sentido de propósito que unen a una organización para permitir que los individuos comprendan y absorban la misión y el desafío de toda la empresa". Según este marco, un propósito bien establecido, aunado a una correcta gestión de inventarios, ayudarán a proyectar una imagen de marca empresarial positiva.

Así, la gestión de inventarios también habla de la forma de ser de una empresa. Cada organización tiene su propia naturaleza, su ADN, pero sufre de alguna debilidad, a mayor o menor escala, en la administración, gestión y control de sus productos. Y es allí donde los inventarios permiten que un producto esté disponible y en buenas condiciones para el consumidor pero su gestión inadecuada resultará en la insatisfacción de la propia empresa, la pérdida de clientes, ventas, y el aumento de los costos de oportunidad. A menos ingresos, menos clientes.

De hecho, anomalías del tándem gestión pública o privada, valores corporativos e inventarios sin control aniquilan el servicio al cliente; la negligencia y la falta de información oportuna sobre los activos empresariales, la falta de valores y políticas coherentes generan efectos adversos en las operaciones, en detrimento de la imagen de marca.

Gareth Morgan, Profesor Emérito de la Universidad de York, define la metáfora corporativa del ADN como "las visiones, valores y sentido de propósito que unen a una organización para permitir que los individuos comprendan y absorban la misión y el desafío de toda la empresa."

Descubrir, descifrar y revitalizar los inventarios con efectos transformadores es mandatorio; claro está que depende de la naturaleza de cada organización, de sus recursos físicos y potencial humano, de su estructura de comunicación interna y externa, de su capacidad de inversión, y sobre todo de su riqueza en términos de valores sociales y humanos que generen un valor sostenible con las personas en el centro de todo.

Pareto Amico: El coctel con las 4 mejores prácticas en la gestión de inventarios.

Como en muchos otros factores del ejercicio financiero, las decisiones relacionadas con sus inventarios deben estar sujetas a su esquema de valores empresariales y ser coherentes con los fundamentos de una compañía. Una gestión adecuada de estos activos tangibles, se traduce en ventajas competitivas como la apertura de espacio para otros productos, el fortalecimiento del capital de trabajo productivo, la pérdida del costo de oportunidad, y la atención en tiempo real de las necesidades de sus clientes. Presentamos Pareto Amico, el coctel de inventarios que anima sus resultados financieros, con 4 ingredientes:

1- Invite a Pareto, el amigo de sus inventarios.

Mediante el Diagrama de Pareto se pueden detectar los problemas que tienen más relevancia mediante la aplicación del principio de Pareto (pocos vitales, muchos triviales) que dice que hay muchos problemas sin importancia frente a escasos problemas muy graves, ya que por lo general el 80% de los resultados totales se originan en el 20% de los elementos.

El nombre Pareto fue dado por el Dr. Joseph Juran en honor del economista italiano Vilfredo Pareto (1848-1923) quien realizó un estudio sobre la distribución de la riqueza, y en el cual descubrió que la minoría de la población poseía la mayor parte de la riqueza y la mayoría de la población poseía la menor parte de la riqueza. Con esto estableció la llamada "Ley de Pareto" según la cual la desigualdad económica es inevitable en cualquier sociedad.

El Dr. Juran aplicó este concepto a la calidad, dentro de lo que hoy se conoce como la regla 80/20. Según este concepto, en un problema con muchas causas, el 20% de estas resuelven el 80% mientras que el 80% de las causas sólo resuelven el 20% del problema.

El contexto de los inventarios no debe ser ajeno al análisis de Pareto dada su importancia, y deben categorizarse de forma homogénea sea por grupos, clases, códigos, ítems, unidades de medida, tipos, etc., El pareto de los inventarios resulta de gran eficacia ya que, por ejemplo, permite encontrar materias primas de alto costo que disminuyen el costo de oportunidad a una empresa. El 80% de los costos totales de un inventario pertenecen al 20% de los productos (concentrándose en los productos que agregan valor, en este caso el 80% del costo).

En otro ejemplo, el propietario de un supermercado tiene 100 botellas de gaseosa en sus estanterías pero 20 son defectuosas. Esto afectará el 80% de sus costos afectando la realidad de los inventarios en los estados financieros. En consecuencia, los márgenes de rentabilidad serán reducidos y nadie querrá sufrir tales perjuicios. Además, la experiencia de los clientes con los productos (y marcas) y la reputación de sus proveedores se verán afectadas.

Ahora, si el mismo dueño tiene las mismas 100 botellas y 20 de ellas corresponden al 80 de sus costos totales, será necesario enfocar los esfuerzos financieros en esas 20 botellas.

Una situación como esta vislumbra un portafolio de productos más eficiente y facilita un planteamiento de arquitectura de marca intuitivo y coherente con su desempeño financiero y estratégico.

2- Control preventivo: No copie, promueva la autenticidad y agite bien la coctelera.

Cada empresa posee una naturaleza e identidad únicas y, de acuerdo a estas necesidades, los inventarios deben ser administrados para contrarrestar sus excesos o faltantes.

El control adecuado de los inventarios evita la pérdida y deterioro de los productos, sean para la venta al público o para la transformación de la materias primas, bajo dos tipos de control: el contable (kardex: tarjetas de control que hacen parte del software) y el físico (almacenes, bodegas, stocks...). La interacción cruzada de estos controles asegura una concordancia perfecta entre los datos ofrecidos por el sistema y los productos almacenados. Emerge entonces el concepto de toma física, proceso por el cual se confirman rigurosamente los datos requeridos por los entornos comercial, social y público.

El control de inventarios se relaciona con el concepto de cantidad e implica una inversión (pues de ella se esperan utilidades). Por eso, el nivel de inversión debe también hacer parte del control financiero y se debe gestionar desde un gobierno corporativo firme, que atiende la naturaleza empreserial, su propósito, y que socialmente responsable con las necesidades de los stakeholders y de la población en general.

3- Analice las ventajas de la gestión de inventarios.

La gestión del sistema de inventarios es una actividad transversal a la cadena de abastecimiento y constituye uno de los aspectos logísticos más complejos en cualquier sector de la economía. Las inversiones en inventarios son cuantiosas en asuntos como el control de capital asociado a las materias primas, los inventarios en proceso, y los productos finales.

Cada empresa necesita tener y registrar información más confiable, y para ello se implementan herramientas de software que apoyan el control físico de las existencias y de los distintos tipos de inventarios, procesos que Enrico busca descubrir y mejorar, ya que su gestión es uno de los aspectos logísticos más exigentes en la producción y distribución de bienes. Además, existen herramientas para la toma de decisiones, balanceo de inventarios, tiempos de aprovisionamiento y tiempos de entrega. Esto permite que las compras que hagan los encargados entren a las bodegas en tiempo real; asimismo, la salida de productos estará disponible para lo clientes, redundando en la reputación de marca.

Por ejemplo, Adidas, con un portafolio inmenso de existencias, recurre a la gestión de inventarios, destinando grandes sumas de dinero al control de sus productos para saber realmente qué es lo que tiene en sus bodegas. Es ahí donde la gestión de inventarios oxigena la experiencia de marca, dentro y fuera de la empresa. Internamente, en las bodegas, con quienes evalúan los productos y en los estados financieros evitando la duplicación de esfuerzos logísticos; externamente, con clientes felices que tienen el producto que quieren, en el tiempo indicado, enriqueciendo su experiencia con la marca.

4- Dé un adiós a la improvisación: soluciones en la gestión de sus inventarios.

La improvisación no tiene fundamento en un mundo con avanzadas herramientas de información y de fiscalización cada vez más rigurosas. Resulta imperativo el manejo de los inventarios ceñido a los valores de su compañía para mejorar el desempeño de los colaboradores, elevarndo de forma global los indicadores financieros y la percepción que los clientes tendrán de una marca.

En Enrico proponemos la gestión del valor financiero de sus marcas (incluyendo el de sus inventarios) que permita gestionar de forma razonable el capital de trabajo invertido en éstos y favorecer el capital del trabajo productivo; perder los costos de oportunidad y mejorar la atención en tiempo real de las necesidades de sus clientes que redunden en una experiencia de marca inolvidable.

Mejore la gestión de sus inventarios

Juan Pablo Gonzalez

Comunicador de la Universidad Javeriana, Certificado Gerencia de Marca Universidad de Londres. Especialista en Liderazgo y Gestión de la Universidad de Illinois, con experiencia en Colombia, China y Brasil.

Luis Alfonso Vivas

Experto NIIF del Instituto Europeo de Posgrados. Especialista en Gerencia Estratégica de Costos y Control de Gestión, Magister en Contabilidad de la Universidad Libre. Auditor ISO 9001:2000 BUREAU VERITAS.