Los ERP: Sombreros y utensilios para la cocina empresarial.

Imagen: Enrico Board Advisors S.A.

Así como la sangre oxigena al cerebro e irriga a todo el cuerpo humano gracias a los impulsos del corazón, la información financiera recorre los estados financieros del cuerpo organizacional. Para entender todos los movimientos del corazón económico al interior de las empresas, existen los Sistemas de Información (ERP, por sus siglas en inglés) los cuales hallan síntomas y riesgos para que la dirección empresarial, como cabeza de ese cuerpo, tome las decisiones pertinentes.

No obstante, los hallazgos de los ERP sólo se traducen en resultados mediante un gobierno claro afín con las operaciones empresariales. Así, cada proceso demanda una parametrización específica, funcional y necesita una receta gerencial única que potencie a todos los profesionales involucrados en la transformación. Un uso inadecuado de los “utensilios de la cocina empresarial” debilita el crecimiento general de todo el cuerpo.

Imagen: Enrico Board Advisors S.A.

Ajuste su sombrero para saber delegar y destape así las venas de su organización.

Como director de su organización o departamento, usted es el chef, o Chief (gerente en inglés), y para manejar con eficacia el resto de utensilios primero debe usar la sabiduría del sombrero. Se cree, por ejemplo, que cada pliegue del sombrero del chef, o jefe de cocina, representa una técnica o receta en la que él es experto; el sombrero simboliza su papel distintivo de liderazgo frente a su equipo de colaboradores, facilita la entrada de aire a la cabeza, y favorece la higiene de la preparación, evitando la salida de elementos corporales extraños que al caer en el plato echan a perder una cena (una experiencia de marca).

Cuando una empresa decide montar un sistema de información, lo hace para controlar sus registros económicos y el comportamiento general de los datos en la estructura contable. En estos términos, cuando una organización decide montar un sistema de información lo hace para controlar sus registros económicos y el comportamiento general de los datos en la estructura contable. Sin embargo, muchos gerentes se olvidan del sombrero y delegan en sus secretarias la administración de todos los sistemas de información (las secretarias dan valiosísismo apoyo a la dirección general pero, a priori, sus funciones no están establecidas para tomar decisiones dentro del gobierno corporativo).

"Un cerebro carente de oxígeno no puede delegar con claridad"

No todas las personas tienen la misma función dentro una empresa por lo que un líder chef, si maneja bien el sombrero, entrelaza a todas las personas desde los resultados que ofrece el sistema; realiza el seguimiento individual y adjudica las funciones de cada uno eficientemente; une la promesa de marca, y sus valores, con los principios que motivan a todos los que trabajan en la gran cocina empresarial. Un buen líder observa el plan de desarrollo de cada uno y estimula la coordinación para que todo se haga bien, reúne a los “lobos solitarios” y de ellos crea una manada; sabe delegar.

Esta práctica, evita sobrecargas de trabajo o burnout, pues la adjudicación arbitraria de funciones estropea las decisiones basadas en los ERP, erosiona la confianza y deteriora los resultados empresariales.

El software es una herramienta, no un empleado.

Según una investigación de PHC Software, en España, el 60% de las empresas que han digitalizado sus procesos usan un ERP para llevar a cabo una gestión avanzada de su empresa. Este es un indicador promisorio pues demuestra una conciencia creciente sobre la importancia de esta herramienta en las organizaciones. De hecho, se suele atribuir al ERP la solución de los problemas de información en tiempo real de las empresas, pero sin una gestión de datos humana, criteriosa y oportuna se puede perder información crucial sobre oportunidades de crecimiento económico para una organización.

Durante años de apoyo a la gestión, corroboramos cómo muchos gerentes se apoyan, por defecto, en la tecnología para tomar decisiones a partir de un sistema de información, pero desdeñan los valores humanos y el poder de la gestión en la auditoría de software.

Algunos desarrolladores diseñan los ERP para soluciones empresariales generales mientras que otros lo hacen para soluciones específicas (útiles apenas para empresas o actividades muy puntuales). Es aquí donde el gerente de la compañía debe elegir con el sombrero bien puesto la herramienta y su gestión, pues muchos programadores no tienen en cuenta la naturaleza del negocio dada su postura generalista.

Por ejemplo, la industria del vidrio mide su producción en unidades fabricadas mientras que la textil establece sus unidades de medida en metros cuadrados o rollos de tela. Por tanto, cada gerente debe entender la propia naturaleza de su negocio (los componentes de una receta Enrico) y la solución puntual que necesita estrictamente. Según el ejemplo, no sería útil ni justificable sacrificar recursos en la compra en un ERP para un fabricante de vidrios cuando se trata de un negocio textil. Es como si un chef escogiera una olla a presión, y no una licuadora, para hacer un batido de fresa, o usara crema chantilly para sazonar un churrasco.

Enrico asegura la elección del mejor ERP

"Es como si un chef escogiera una olla a presión (y no una licuadora) para hacer un batido de fresa, o usara crema chantilly para sazonar un churrasco."

Ollas a presión y licuadoras: otros utensilios para la alta gestión.

El ERP es indispensable para todo tipo de empresas, sean de manufactura, comercializadoras, o de servicios. Es un software especializado que mide todos los procesos bajo conectividad y suministro de datos constante, controlando los indicadores de producción y/o servicio e integrándolos a todos los procesos de la compañía, optimizando el desempeño empresarial.

En primer lugar, las funciones administrativas y contables, al estar ligadas a las normas legales de cada país, necesitan parámetros de software que estén ligados al marco jurídico legal vigente y ofrece seguridad para el empresario y a los accionistas que, apoyados en la auditoría y gestión eficientes, evitan sanciones del ente fiscal, y serios dolores de cabeza derivados. Además, el ERP brinda la tranquilidad a cada directivo pues su patrimonio revela la realidad económica representada en valores monetarios.

Aquí es donde la receta entra en la olla de presión pues la compañía debe preparar periódicamente los estados financieros a los órganos fiscales durante su existencia, y por ende el seguimiento. Una información contable auditable y gerenciada permite tomar decisiones sobre la marcha que corrijan ciertos desajustes en cada operación, e incluso observar momentos de iliquidez.

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Luego, los ciclos operacionales financieros (magnitud y valor en términos de dinero) son como aspas de licuadora, por lo cual se debe “colocar la tapa” para evitar que la preparación se derrame por toda la cocina. Esto significa que el ERP ayuda a controlar los flujos de información que corren dentro la máquina contable. Los ciclos brindan información oportuna que permite planificar para atender el mercado, la competencia, la actividad presupuestal, y la gestión de marca, con eficaces decisiones dentro un mercado turbulento.

"Esto significa que el ERP ayuda a controlar los flujos de información que corren dentro la máquina contable".

Disfrute de equipos conectados y exitosos

Son innumerables los beneficios de los ERP en una completa receta que se compone esencialmente de inventarios, costos por orden y proceso, planeación y control de producción, programación, compras e importaciones, mantenimiento, control de calidad, facturación y cartera, pedidos, factura electrónica, servicio al cliente y muchos otros ingredientes que iremos preparando en La Ricetta de Enrico. Por otro lado, los ERP, ofrecen beneficios no solamente funcionales, también beneficios sociales y emocionales derivados del correcto manejo de esta herramienta. Al fin y al cabo, usted como jefe y director de su cocina empresarial querrá deleitar a accionistas e inversionistas con buenos resultados y a sus embajadores de marca con crecimiento, bienestar y sentido de pertenencia por toda la organización.

En Enrico gestionamos el conjunto de completo de ingredientes. Gracias a nuestra experiencia de más de 20 años como chefs en gestión empresarial, nos deleitamos en crear recetas saludables que mejoren el sistema circulatorio, la sangre como pasión que fluye y revitaliza a las organizaciones a través de la gestión de su marca interna.

Juan Pablo Gonzalez

Comunicador de la Universidad Javeriana, Certificado Gerencia de Marca Universidad de Londres. Especialista en Liderazgo y Gestión de la Universidad de Illinois, con experiencia en Colombia, China y Brasil.

Luis Alfonso Vivas

Experto NIIF del Instituto Europeo de Posgrados. Especialista en Gerencia Estratégica de Costos y Control de Gestión, Magister en Contabilidad de la Universidad Libre. Auditor ISO 9001:2000 BUREAU VERITAS.